Allgemeines

Bereiche

1. Ziele
2. Übersicht
3. Prioritäten
4. Plan
5. Motivation

Ziele

• Realisierare Ziele
• Kurz-, mittel- und langfristige Ziele
• Wo will ich in 5 Jahren sein? (Rückblick auf die letzten 5 Jahre)

Übersicht

• Ziel-Mittel Analyse
  • Welche Mittel stehen zur Verfügung
  • Welche Vor- und Nachteile gibt es bei Alternativen
• Mind-Map

Prioritäten

• ABC-Analyse
  • A: Sehr wichtig, hohe Priorität
  • B: Mittlere Priorität
  • C: Geringe Priorität
• Mission Statement
  • Prinzipien
  • Wertvorstellungen
  • längerfristige Ziele
  • Prägnanter Leitsatz (fürs Leben)
  • Aufschreiben!
• Pareto-Prinzip
  • Mit 20% Aufand werden 80% der Aufgaben erfüllt
• Eisenhower-Prinzip

Unterscheiden zwischen wichtig/unwichtig und dringend/nicht dringend:

• Salami-Taktik / Teile und Herrsche
  • Aufgaben in überschaubare Schritte aufteilen
• Delegieren
  • Falls jemand die Aufgabe besset/schneller erledigen kann

Planen

• Agenda/Kalender
• To-Do-Listen
• Tages-, Wochen-, Monats- und Jahrespläne
• Schriftlich (auch Ziele)
• Am Morgen 5-8 min Tag planen
• Am Abend (vor dem nach Hause gehen):
  • Aufgaben durchgehen, soll-ist Analyse
  • Nächsten Tag planen, v. A. Hauptaufgaben
  • Kleine, unerledigte Aufgaben durchführen (Mails, aufräumen…)
• ALPEN
  • Aufgaben (Aktivitäten, Termine) in Tagesplan aufschreiben, optimal, wenn am Vortag, Reihenfolge nicht berücksichtigen
  • Länge schätzen, möglichs realistisch, nicht zu knapp, Zeitlimit, genaue Uhrzeit für Termine
  • Pufferzeit: maximal 60% der Zeit verplanen, 40% Puffer
  • Entscheidungen: Prioritäten setzen, Kürzen, Streichen, Weglassen, Delegieren
  • Nachkontrolle: Ende des Tages bzw. der Woche, einzelne Punkte und Planung kontrollieren, vergessene/unvollständige Punkte finden, Planung für nächsten Tag beginnen
• Leistungskurve
  • Tägliche Leistungskurve einplanen
  • Pausen und Snacks einplanen
• Goldene Stunde: 1 Stunde am Tag keine Störungen
• Entlastungsfragen:
  • Warum gerade ich? (-> delegieren)
  • Warum gerade jetzt? (-> verschieben)
  • Warum so (-> rationalisieren/schlanke Lösung)
  • Warum überhaupt (-> eliminieren)
• Motivation
  • Positive Einstellung
  • Erfolgskontrolle
  • Erfolgsergebnis
  • Belohnung!
• Motivationslöcher überbrücken
  • 15 min Arbeit, 5 min Pause für harte Tage
  • 3-2-1 Zählen, dann beginnen
  • Einatmen/Ausatmen, dann anfangen
  • Motivationskrisen als Anlass nehmen für Änderungen
    • Wochen-, Monats-, Jahrespläne anpassen
    • Projekte, “Vielleicht”/“Irgendwann” überarbeiten
    • Prozesse aktualisieren und optimieren

Getting Things Done

• Zuerst anstehende Tätigkeiten, Ziele, Projekte, Verpflichtungen notieren
• Alle Elemente, die aus mehr als einer Tätigkeit bestehen: Projekte
  • Für Projekte immer den nächsten, machbaren Schritt formulieren
  • auf Kontext (To-Do) Liste setzen
• Schritt für Schritt
• First things first
• Termine und Aufgaben trennen
  • Termine in Kalender
  • Aufgaben in To-Do Listen (thematisch sortiert)
• 2-Minuten-Regel: alle Tätigkeiten, die kürzer als 2 min dauern, sofort erledigen
• Projekte/Tätigkeiten, die nicht aktuell sind in “Vielleicht/Irgendwann” verschieben
• Wöchentlich Durchsicht für Termine, Aufgaben, Projekte…
• Vorgehensweise:
  • Erfassen
    • Alles zusammenlegen und in “Eingang” legen
    • “Eingang” fortlaufend füllen, täglich leeren
    • Mehrere Eingänge
      • Mailbox
      • Post
      • Papierkram
      • …
      • aber auf so viele wie nötig reduzieren!
  • Durcharbeiten
    • Oben im “Eingang” beginnnen
    • Immer ein Element (nur ein) ins System schleusen
    • Nie ein Element zurück in den “Eingang”
  • Falls Handlung erforderlich
    • kürzer als 2 min: sofort erledigen
    • delegieren?
    • als nächster Schritt auf To-Do-Liste
  • Falls keine Handlung erforderlich
    • archivieren bzw. “Vielleicht/Irgendwann”
    • weg werfen
• Organisieren:
  • Nächste Schritte
    • Elemente werden zu To-Do-Listen transportiert
  • Projekte
    • Immer nächsten Schritt in Kalender, To-Do-Liste, …
  • “Warten auf”
    • Tätigkeiten, die delegiert wurden
  • “Vielleicht/Irgendwann”
    • in Wöchentlicher Durchsicht ausmisten bzw. zu aktuellen Projekten hinzufügen
  • Kalender
    • Termine
    • Alles, was sobald wie möglich erledigt werden soll: to-Do-Liste

Zen to Done

10 Gewohnheiten

1. Sammeln
2. Durcharbeiten
3. 1-3 Hauptaufgaben pro Tag, am Morgen beginen
4. Immer nur 1 Aufgabe auf einmal!
5. Listen Täglich durchsehen, Wöchentlicher Rück-/Ausblick
6. Wenige Eingangsorte: E-Mail, Ablage, Briefkasten, Eingangs-Liste
7. Wochenrückblick: Monats-/Jahres-Ziele kontrollieren und planen
8. Vereinfachen: aktuelle Projekte sollen mit persönlichen Zielen zu tun haben
9. Morgen- und Abend-Routinen durchführen, Wochen-/Monats-Routinen, Einkaufs-, Einzahluns-, Wasch-Tag… einplanen
10. Leidenschaft finden

Gewohnheiten Ändern

Methoden zum ändern von Gewohnheiten:

1. Selbstverpflichtung: Vorsatz fassen, Vorsatz öffentlich machen
2. Trainig: ca. 30 Tage um eine Gewohnheit anzutrainieren
3. Motivation. Nicht lange mit Rückschlägen und Motivations-Tiefs aufhalten. Einfach am nächsten Tag weiter machen
4. Fortschritt Protokolieren, Tagesrückblick
5. Unterstützung
6. Belohnung! Oft!
7. Fokus: während Gewohnheitsänderung (30 Tage) voll darauf konzentrieren (Erinnerungen, Poster, …). Ziel vor Augen führen.
8. Positiv denken. Ziele positiv formulieren. Negative Gedanken durch positive ersetzen

Alle E-Mails auf einen Account sammeln.

Planen

• Jede Woche “grosse Brocken” auflisten
  • “Grosse Brocken”: wichtige Aufgaben, nicht umbedingt mit ‘grossem’ Aufwand verbunden
  • Auch an anderen Aufgaben arbeiten
• Jeden Tag 1-3 “grosse Brocken” am Morgen konsequent erledigen
• Zunächst 4-6 “grosse Brocken” pro Woche
• “Grosse Brocken” in Blöcken von 1-2 h einplanen
• Max. 60% der Zeit verplanen
• Jeden Morgen über die Wichtigen Aufgabe entscheiden
• Wichtige Aufgaben zu Ende bringen, bevor neue Aufgaben angefangen werden
• E-Mails (und so) erst nach den “grossen Brocken” checken
• Privat: Rückblick/Vorausschau am So
• Geschäft: Vorausschau am Mo, Rückblick am Do
• Belohnung, wenn wichtigste Aufgaben erledigt!

Handeln

1. Zuerst “grosse Brocken”, festgelegte Zeitspanne (ca. 30 min, Timer)
2. Vor Beginn Ablenkungen eliminieren:
   • Tisch aufräumen
   • E-Mail Programm zu
   • Browser zu (zumindest unnötige Tabs)
3. Timer stellen (auch zwischen Etappen)
4. Bei Unterbrechungen: kurze Notiz, Dokumente in Inbox => weiter arbeiten an Vorherigem
5. Zusammenreissen, Durchhalten
6. Pausen einplanen
7. Wenn fertig: Belohnen (kurze Pause, Länge vorher festlegen)

Startprobleme

• kleine Teile (Teile und Herrsche)
• Einfach anfangen (mal 5 min an Aufgabe arbeiten)
• Belohnung
• Begeistern, negative Aspekte ignorieren, positive Aspekte und Gelegenheiten einer Aufgabe erkennen und nützen

System

• Kontextlisten (Zuhause, Besorgungen, Telefonate …)
• Tägliche To-Do-Listen
• Kalender/PIM
• Notizbuch mit 3 Abschnitten
  • Tagesplanung
  • Allgemeine Notizen (Inbox)
  • To-Do-Listen (Kontextlisten, Inbox, Vielleicht/Irgendwann)
• Ordnung: immer Alles direkt ablegen/aufräumen
• flache Oberflächen (Tisch, Boden…) müssen leer bleiben
• Übergang von einer zur nächsten Aufgabe beachten
  • Dinge versorgen, kurze Pause, nächste Aufgabe vorbereiten
• Ettiketten: Alles beschriften

Wochenrückblick

• In Kalender eintragen:
  • Wochenziele
  • Wochenplanung-/Rückblick
  • Tagesziele
• Ziele überprüfen
  1. Jahres-/Monats-/Wochenziel überprüfen, Notieren (nur 1 Jahresziel)
  2. Notizen/Listen durchgehen, neu sortieren
  3. Kalender überprüfen, neu ordnen (vergangene Woche, nächste Woche, was wurde verschoben/neu geplant, was kommt die nächste Woche)
  4. Listen durchgehen, unwichtigen streichen
  5. Wochenziel festlegen

Vereinfachen

• Wir schaffen nie Alles was wir uns vorgenommen haben
• Überlange To-Do-Listen sind ein Problem
• Punkte auf Liste halbieren, ein paar Tage später nochmal halbieren
• Alles was einem seinem (Jahres-)Ziel nicht näher bringt streichen: was hat am meisten Wert
• Verpflichtungen streiche, “Nein” sagen, Zusagen zurückziehen (wo möglich)
• Max. 3 wichtige Aufgaben pro Tag
• kleinere Aufgaben zusammenfassen, an einem Stück erledigen (ca. 30 min)
• Unwichtiges von Listen/Kalender… streichen (Ziele beachten)
• Verpflichtugnen reduzieren, nein sagen, Zusagen zurückziehen

Routinen

• Tägliche und wöchentliche Routinen (Arbeit und Privat)
• Täglich In-Box leeren, System bearbeiten
• Listen morgens und abends durchgehen
• Privates einplanen: Sport…
• Einkaufstag, Wäschetag, Finanzen-Tag…, festlegen
• Evtl. Menü-Plan für Woche
• Kleine Aufgaben sinnvoll zusammenfassen
• Morgen-/Abendroutinen festlegen (privat & geschäftlich)
• Routinen (Privat und Geschäftlich) aufschreiben und planen, bis sie gefestigt sind

Procrastination

Gründe für Procrastination:

• Zwang zu etwas, das man nicht tun will
• Eigener Druck um die anstehende Aufgabe perfekt zu erledigen
• Angst vor Fehlern und Kritik

Work/Life-Balance

• Körper/Gesundheit
• Sinn/Kultur
• Familie/Soziales
• Leistung/Arbeit