Die Pomodoro-Technik ist eine simple Methode für das persönliche Zeitmanagement.

Anstehende Aufgaben werden in kleine Einheiten aufgeteilt und in kurzen Timeboxen (Pomodori) ausgeführt.

Benötigtes Material

Um verschiedene Listen zu führen und Notizen aufzuschreiben wird genügend Papier (Block) und ein Stift benötigt.

Ausserdem wird ein Timer verwendet um die Timeboxen zu messen.

Artefakte

Backlog (Activity Inventory)

Dies ist eine unsortierte Liste mit wichtigen zukünftigen Aktivitäten. Die Liste sollte auf 25-30 Aufgaben beschränkt bleiben.

“Heute Erledigen” Liste

Die Aufgaben für den aktuellen Tag werden auf diese Liste gesetzt. Ausserdem können verschiedene Prozessmetriken in dieser Liste erfasst werden.

Unerwartete Aufgaben und spontane Ideen werden unten auf dieser Seite notiert. Dazu wird ein Abschnitt “Unerwartet und Wichtig” verwendet.

Metriken

Auf dieser Seite werden gesammelte Prozessmetriken dargestellt. Dazu kann auch eine Tabellenkalkulation verwendet werden.

Prozess

Bei der Pomodoro Technik werden regelmässig verschiedene Phasen durchlaufen:

• Planung/Strategie
• Produktive Arbeit
• Erholung

Tagesablauf

Planung

Zu Beginn des Tages werden die wichtigsten Aktivitäten des Backlogs auf die “Heute Erledigen” Liste gesetzt.

Diese Aufgaben werden in 25-Minuten Blöcke (Pomodori) aufgeteilt. Neben jeder Aufgabe wird pro geplanten Pomodoro ein Kästchen gemalt.

Es sollten nur so viele Aufgabenblöcke (Pomodori) auf die “Heute Erledigen” gesetzt werden wie zu schaffen sind.

Kleinere Aufgaben können zu einem Pomodoro kombiniert werden. Grosse Aktivitäten müssen aufgeteilt werden.

Ausführen

Nun werden die Pomodori auf der “Heute Erledigen” Liste in 25-Minuten Blöcken abgearbeitet. Dafür wird folgendermassen vorgegangen:

• Die wichtigste Aufgabe auswählen (jedes mal die Priorität der Aufgaben erneut evaluieren)
• Timer stellen (25 Minuten)
• Konzentriert an der Aufgabe arbeiten, die Aufgabe nie (impulsiv) während dem Pomodoro die Aufgabe wechseln
• Wenn der Timer klingelt: Pomodoro als bearbeitet markieren (X in Kästchen)
• Pause machen, nach der Pause verbleibende Aufgaben erneut evaluieren und nächsten Pomodoro wählen

Tägliche Retrospektive

Am Ende des Tages werden Daten zusammengetragen. z. B:

• Anzahl erledigter Pomodori
• Fehler beim Schätzen von Aufgaben
• Anzahl Unterbrechungen (internal, external)

Aus den Daten werden dann Statistiken erstellt. Diese Statistiken werden verwendet um den Prozess zu verbessern.

Mögliche Fragen zur Verbesserung des Prozesses:

• Müssen die Aufgaben kleiner sein?
• Habe ich wiederkehrende Ablenkungen/Unterbrechungen?
• Kann ich den Prozess verbessern/optimieren?

Pausen

Pausen dürfen nie ausgelassen werden. Man sollte mindestens kurz vom Arbeitsplatz weggehen und sich bewegen. Für die Pausen sollte kein Timer gestellt werden. Man sollte weiterarbeiten wenn man mental wieder bereit dazu ist.

Nach ungefähr drei Pomodori sollte eine längere Pause machen.

Nach jeder Pause müssen die anstehenden Aufgaben erneut bewerten. Man darf nicht automatisch mit der gleichen Aufgabe weiterfahren.

Mögliche Aktivitäten während der Pause:

• Arbeitsplatz aufräumen und putzen
• Kaffee trinken (nicht am Arbeitsplatz)
• Spaziergang
• Dehnen

Spezielle Aufgaben

Neben der Planung am Morgen (Morgen Routine) und der Retrospektive am Ende des Tages können noch zwei Zeitblöcke (Pomodori) für E-Mails und andere administrative Aufgaben reserviert werden. Idealerweise werden die früh am Vormittag und kurz nach der Mittagspause eingeplant.

Ablenkungen und Unterbrechungen

Es kommt oft vor, dass man bei der Arbeit an einer Aufgabe unterbrochen oder abgelenkt wird.

Externen Unterbrechungen

Unterbrechungen von anderen (Gespräche, Telefonate, E-Mails…) sollten möglichst kurz gehalten und auf später verschoben werden.

Als Metrik wird ein horizontaler Strich neben Aufgabe auf die “Heute Erledigen” Liste gesetzt.

Interne Ablenkungen:

Ideen und neue Aufgaben werden kurz notiert (Abschnitt “Ungeplant/Wichtig auf “Heute erledigen ” Liste).

Als Metrik wird vertikaler Strich neben Aufgabe auf der “Heute Erledigen” Liste gemacht.

Abbruch eines Pomodoro

Wenn eine Aufgabe/Pomodoro abgebrochen wird, wird sie nicht zu den Metriken gezählt. Es muss ein neuer Pomodoro gestartet werden (evtl. nach einer Pause).

Anpassung der Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik kann an die eigene Arbeitsweise und Umgebung angepasst werden. Mögliche Anpassungen:

• Dauer der Pomodori
• Mehrere (Kontext-) Listen
• Erfasste Metriken